Das TDG-Projekt DiTiP zielt darauf ab, neue technische Werkzeuge zu entwickeln, um die Verzahnung von Menschen, IT und Prozessen in Pflegeeinrichtungen zu unterstützen und zu verbessern.

Denn die digitale Transformation in Pflegeeinrichtungen (=DiTiP) ist eine komplizierte Angelegenheit. Neue IT schafft neue Möglichkeiten, erfordert aber auch die Anpassung der Abläufe resp. Geschäftsprozesse, z.B. der Verwaltungs- und Pflegeprozesse. Dabei darf der Mensch nicht vergessen, sondern muss aktiv eingebunden werden. Jede Person und Abteilung (z.B. Einrichtungsleitung, Personalmanagement, Pflegekräfte) hat seine eigene Perspektive auf die Geschäftsprozesse und diese können zu Spannungsfeldern und Konflikten führen, an denen viele Digitalisierungsprojekte scheitern.

Die Geschäftsprozesse selbst als gemeinsame Diskussionsgrundlage zu nutzen, ist ein bewährter Ansatz, um dieses Spannungsfeld zu reduzieren. Jedoch sind formale Geschäftsprozessmodelle für die meisten Akteure nur schwer verständlich.

Im Projekt DiTiP entwickeln wir daher zwei innovative technische Werkzeuge. Einerseits das Action-to-Model, welches physische Elemente wie ein Spielfeld und -figuren nutzt, um Geschäftsprozesse quasi nachzuspielen. Kameras und Mikrofone nehmen das Spiel auf und mittels KI und neuer Methoden werden formale Geschäftsprozessmodelle erzeugt. Das zweite Werkzeug, Model-to-Flipbook, nutzt generative KI, um aus formalen Prozessmodellen Kurzfilme und Animationen zu erstellen. Damit sollen die Erstellung und das Verständnis von Geschäftsprozessmodellen wesentlich vereinfacht werden.

An der Umsetzung dieser Vision arbeiten die drei Projektpartner, das Referat für wirtschaftliche Entwicklung der Stadt Zeit, die Seniorenhilfe Zeitz gGmbH und die Professur für Betriebliches Informationsmanagement der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg.

Das Referat für wirtschaftliche Entwicklung der Stadt Zeit ist eine treibende Kraft in Zeitz, um die Digitalisierung lokaler Unternehmen und Einrichtungen voran zu bringen. Neben dem Projektmanagement trägt die Stadt Zeitz mit einer Projektkraft mit mediendidaktischen Kompetenzen zur Gestaltung der technischen Werkzeuge Action‑to‑Model und Model‑to‑Flipbook bei.

„Die Digitalisierung birgt natürlich großes Potential für Unternehmen und Einrichtungen der Stadt“, erklärt Referatsleiterin Ines Will „aber unsere Erfahrungen zeigen auch, dass das Change-Management mit Technik, Prozessen und Menschen eine Herausforderung ist. Oftmals ist es das Fingerspitzengefühl, dass den Unterschied ausmacht. Die mediendidaktische Perspektive auf die Werkzeuge und der Workshops zu deren Einsatz soll genau dieses Fingerspitzengefühl an den Tag legen. Deshalb nutzen wir als Kommune aktiv die Chance, frühzeitig Rahmenbedingungen für die digitale Transformation von Pflegeeinrichtungen zu schaffen und leisten damit einen wichtigen Beitrag für einen innovativen und zukunftsorientierten Standort, der vor allem Fachkräfte anziehen soll.“

Die technische Entwicklung der neuen Werkzeuge und deren Evaluation ist die Aufgabe der Professur für Betriebliches Informationsmanagement der MLU unter der Leitung von Prof. Dr. Stefan Sackmann. Hier werden Wege gesucht und Ideen getestet, um realweltliche Prozesse mit Spielfeldern, -figuren und -objekten nachspielen zu können, aber diese gleichzeitig mit den Regeln, Eigenschaften und Konzepten von Geschäftsprozessmodellierungssprachen zusammen zu bringen.

„Die Modellierung von Geschäftsprozessen läuft heutzutage eigentlich immer gleich ab“, erläutert der Projektleiter Dr. Damarowsky. „Bei einem Prozessworkshop sitzen Wirtschaftsinformatiker an Laptops, protokollieren Interviews mit den beteiligten Ansprechpartnern der jeweiligen Bereiche und modellieren dann Prozesse. Das geht dann einige Male hin und her bis der Prozess korrekt ist. Die Fachkräfte sind aber keine Modellierungsexperten. Das Ganze ist somit schwierig und benötigt entsprechend Zeit. An dieser Stelle gab es schon lange keine Innovationen mehr.“

Die Seniorenhilfe Zeitz gGmbH ist mit über 500 Mitarbeiter*innen einer der größten Arbeitgeber der Stadt Zeitz. Hier werden 5 stationäre Einrichtungen, 5 ambulante Pflegedienste, 2 Betreuungszentren für geistig, seelisch und mehrfach behinderte Menschen, 4 Einrichtungen des betreuten Wohnens, 1 Tagespflege und 1 Kindertagesstätte unter einem Dach vereint. Der Fokus der Prozessmodellierung liegt hierbei in der stationären Pflege.

„Wir sehen mit dem DiTiP-Projekt enorme Chancen, die Digitalisierung bei uns im Unternehmen erfolgreich voranzutreiben. An der Digitalisierung führt kein Weg vorbei. Unser Ziel ist es den Mitarbeitern optimale Strukturen an die Hand zu geben. Durch den Einsatz der digitalen Softwareanwendung wird für unsere Beschäftigten mehr Zeit für die direkte Pflege zur Verfügung gestellt und Büroarbeit reduziert, erklärt Andreas Fuchs, Geschäftsführer der Seniorenhilfe Zeitz gGmbH.

Zum Ende des Projektes ist das Ziel, Demonstratoren der beiden neuen Werkzeuge in einem Workshop mit Mitarbeiter:innen der Seniorenhilfe Zeitz erfolgreich zu proben. „Überhaupt zwei Demonstratoren zu entwickeln und erfolgreich zu testen wäre schon ein großer Schritt in die richtige Richtung. Die Aushandlungen zwischen IT, Prozessen und Menschen zu vereinfachen könnte ein großer Hebel bei der Digitalisierung sein“ erklären die Projektpartner:innen.